يقدم Outlook 2016 عددًا من الأدوات المختلفة التي تساعدك على فرز رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا. يتم تحقيق ذلك من خلال القواعد ، والتي يمكن تهيئتها للقيام بشيء مثل إرسال رد خارج المكتب. عندما تبدأ في استخدام القواعد لفرز الرسائل تلقائيًا بناءً على الموضوع أو المرسل ، ستجد أن مستوى مؤسستك يجعل من السهل العثور على رسائل البريد الإلكتروني التي تحتاجها.
قد ترغب في بعض الأحيان في التأكد من أنك لا تفقد أيًا من المعلومات المهمة في مجلدات Outlook الخاصة بك ، لذلك قد تبدأ في البحث عن إنشاء نسخ احتياطية لبعض منها. ولكن يمكن أن يكون ملف النسخ الاحتياطي في Outlook كبيرًا ويستغرق بعض الوقت ، لذلك قد تختار بدلاً من ذلك التركيز على مجرد إنشاء نسخة احتياطية من مجلد معين. سيوضح لك البرنامج التعليمي أدناه كيفية عمل نسخة احتياطية من مجلد في Outlook 2016 إلى ملف منفصل يمكنك حفظه ونقله إلى موقع مختلف في حالة حدوث شيء لملف Outlook الأصلي الخاص بك.
كيفية عمل نسخة احتياطية من مجلد واحد في Outlook 2016
ستوضح لك الخطوات الواردة في هذه المقالة كيفية عمل نسخة احتياطية من مجلد واحد من رسائل البريد الإلكتروني لحساب قمت بتكوينه في Outlook 2016. ستتمكن من حفظ هذه النسخة الاحتياطية من المجلد في موقع على جهازك الكمبيوتر ، وستكون لديك القدرة على اختيار ما إذا كنت تريد أن تكون هذه النسخة الاحتياطية ملف .csv أو ملف .pst. يمكن فتح ملف .csv في عدد من البرامج المختلفة ، مثل Notepad أو Excel ، بينما يمكن فتح ملف .pst في Outlook. إذا كنت تخطط لاستيراد النسخة الاحتياطية من المجلد إلى تثبيت Outlook مختلف ، فقد ترغب في اختيار .pst. إذا كنت تريد فقط أن تكون قادرًا على الوصول إلى رسائل البريد الإلكتروني بسهولة في وقت لاحق ، فقد ترغب في استخدام .csv.
الخطوة 1: افتح Outlook 2016.
الخطوة 2: انقر فوق ملف علامة التبويب في الجزء العلوي الأيسر من النافذة.
الخطوة 3: حدد ملف فتح / تصدير الخيار في العمود على الجانب الأيسر من النافذة.
الخطوة 4: انقر فوق استيراد و تصدير زر.
الخطوة 5: حدد ملف تصدير إلى ملف الخيار ، ثم انقر فوق التالي زر.
الخطوة 6: اختر نوع ملف النسخ الاحتياطي الذي تريد إنشاءه ، ثم انقر فوق التالي زر.
الخطوة 7: انقر فوق المجلد الذي تريد عمل نسخة احتياطية منه ، ثم انقر فوق التالي زر.
الخطوة 8: انقر فوق تصفح الزر واختر موقعًا على جهاز الكمبيوتر الخاص بك تريد حفظ النسخة الاحتياطية فيه ، ثم انقر فوق التالي زر.
الخطوة 9: انقر فوق ينهي زر لإنشاء نسخة احتياطية من المجلد. لاحظ أن هذا قد يستغرق بعض الوقت إذا كان لديك الكثير من رسائل البريد الإلكتروني في هذا المجلد.
بينما تهدف الخطوات الواردة في هذا الدليل تحديدًا إلى مساعدتك في الاحتفاظ بنسخة احتياطية من مجلد رسائل البريد الإلكتروني ، يمكنك استخدام نفس الطريقة بشكل أساسي لإجراء نسخ احتياطي لجهات الاتصال الخاصة بك أيضًا. تعرف على كيفية تصدير جهات الاتصال من Outlook إلى تنسيق يمكنك فتحه وتحريره بسهولة في Microsoft Excel.